Hầu hết những người làm Sale đều rất ngại việc phải thiết lập cuộc hẹn với người mà mình chưa bao giờ gặp, chưa bao giờ biết họ là ai. Nhưng rồi ai làm kinh doanh cũng phải trải qua quá trình này nếu muốn đạt mục tiêu trong công việc. Kỹ năng thiết lập cuộc hẹn để duy trì mối quan hệ kinh doanh hoặc chốt hợp đồng bán hàng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của người làm sale. Nhưng làm thế nào để lên kế hoạch chi tiết và thiết lập cuộc hẹn một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ đưa ra các mẹo tương tác trong quá trình giao tiếp để giúp bạn cải thiện hiệu quả làm việc của mình.
Để đi vào chi tiết, có một vấn đề đầu tiên mà bạn cần hiểu được, nếu muốn đạt được thành công khi thiết lập cuộc hẹn là: Thấu hiểu được áp lực của khách hàng khi nhận được cuộc gọi.
___” Trong một ngày, khách hàng của bạn có thể nhận được rất nhiều cuộc gọi tương tự khiến họ cảm thấy bị quấy rầy. Bí quyết để bạn thành công là tạo ra được sự khác biệt. Làm thế nào để khách hàng của bạn cảm thấy thật ấn tượng chỉ trong vài giây đầu tiên? ” ___
Khâu chuẩn bị là vô cùng quan trọng.
Rất nhiều doanh nghiệp khi yêu cầu nhân viên kinh doanh của mình thiết lập cuộc hẹn với khách hàng mà chỉ đưa một danh sách rất dài dữ liệu thô (Gồm số điện thoại và tên), nhưng sự đầu tư cho danh sách trở nên giá trị hơn thì lại thiếu.
Điều này vô tình làm nhân viên thực hiện cuộc gọi mà thiếu đi các thông tin cần thiết để có hướng tiếp cận và tạo ấn tượng với khách hàng hiệu quả hơn. Trong trường hợp này, với vai trò là một nhân viên thiết lập cuộc hẹn, bạn có thể khai thác thông tin dựa trên số điện thoại có được bằng cách tìm kiếm thông tin cá nhân của khách hàng thông qua công cụ tìm kiếm có sẵn của các kênh Social media.
Nếu bạn đã có sẵn thông tin khách hàng – điều này thật tuyệt vời. Lúc này đừng vội gọi ngay cho khách hàng, thay vào đó hãy phân tích profile của họ thật kỹ càng:
- Họ bao nhiêu tuổi?
- Họ sống ở đâu?
- Họ làm gì?
- Họ có gia đình không?
- Sở thích của họ là gì?. ..
Càng có nhiều thông tin, bạn càng dễ dàng biết được thị hiếu, nhu cầu của họ là gì, từ đó có hướng tiếp cận phù hợp. Nếu biết được khách hàng của bạn đang thiếu gì – hãy mở đầu bằng cách đưa ra giải pháp của bạn cho khách hàng đó.
Kỹ thuật tương tác qua điện thoại.
Khi đã có được thông tin khách hàng, những thông điệp mà bạn muốn nhắn nhủ phải đảm bảo được truyền tải một cách nghệ thuật. Có 3 yếu tố sau đây bạn cần lưu ý:
1. Giọng nói.
Điều chỉnh giọng nói khiến khách hàng cảm thấy thoải mái khi nghe (Có ba yếu tố chủ yếu: Âm lượng, cường độ, nhịp điệu). Nhiều người không tiết chế được giọng nói của mình, đặc biệt là khi có vấn đề về đường truyền. Việc bạn cố gắng hét thật lớn vào điện thoại sẽ chẳng giải quyết vấn đề gì, chỉ khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu hơn.
Hãy tiếp cận bằng giọng nói nhẹ nhàng, bạn có thể hỏi trực tiếp khách hàng để biết được âm lượng giọng nói của mình đã đủ để nghe không.
2. Cho phép khách hàng kiểm soát cuộc gọi.
Rất nhiều người có thói quen không tốt khi gọi điện, phổ biến nhất là sau khi chào hỏi xong, sẽ đi thẳng vào vấn đề với một nội dung rất dài. Lúc này, phía đầu dây bên kia sẽ cảm thấy bị động, và thường khách hàng sẽ không thích những cuộc gọi như vậy.
Có nhiều dân sale thường thực hiện cuộc gọi theo kiểu: Xin chào anh A, em là B, đến từ công ty C. Bên em có một giải pháp này muốn giới thiệu với anh….
Những cách gọi này sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy căng thẳng, vì họ phải nhận rất nhiều cuộc gọi như thế. Để đạt hiệu quả cao hơn, khiến khách hàng muốn nghe bạn nói, không có cách nào tốt hơn là trao cho họ sự kiểm soát trong cuộc gọi.
“Cùng quay trở lại với vấn đề đầu tiên, mấu chốt của sự thành công đến từ việc bạn khai thác và thấu hiểu Insight khách hàng.”
Ví dụ: Nếu bạn đang muốn bán máy cafe cho một khách hàng kinh doanh cafe. Hãy liên hệ với họ và nói: Xin chào anh, tôi có một chiếc máy cafe có thể giúp doanh nghiệp của anh gia tăng được khoảng 40% công suất sản xuất. Sau đây tôi muốn trao đổi cụ thể với anh, và nếu anh cho phép thì tôi có 3 điều muốn trò chuyện với anh qua điện thoại.
Việc bạn đánh thẳng vào nhu cầu của khách hàng về lợi ích tăng hiệu suất sản xuất cafe là kích thích sự tò mò, hứng thú của khách hàng giúp tăng khả năng nghe tiếp. Bên cạnh đó, việc bạn “gạch đầu dòng” về 3 điều muốn trình bày giúp khách hàng biết được cơ bản nội dung cuộc gọi và thời lượng dự trù, giúp họ có sự kiểm soát, từ đó tiếp thu thông tin hiệu quả hơn.
3. Lựa chọn thời điểm, địa điểm hẹn.
Lựa chọn thời điểm hẹn.
- Khi thiết lập ngày giờ, bạn đừng nên dừng lại ở một sự lựa chọn, ví dụ: “Ngày mai tôi muốn gặp anh lúc 9h sáng”. Điều này sẽ thiếu hiệu quả!
- Hãy đưa ra cho khách hàng ít nhất hai sự lựa chọn về thời gian, kèm theo gợi ý của bạn và để khách hàng chọn. Đây là kỹ năng cần thiết!
Lựa chọn địa điểm hẹn.
Bạn hãy trực tiếp hỏi khách hàng rằng họ thích bàn việc ở văn phòng, quán cafe hoặc ăn trưa hoặc một nơi nào mà khách hàng cảm thấy thuận tiện.
Có một thói quen mà nhiều người Việt Nam thường làm đó là chọn địa điểm bàn việc ở quán nhậu, nhiều người cho rằng khi có “men trong người” thì sẽ dễ thỏa thuận hơn và lúc này khách hàng thường đưa ra những quyết định có lợi cho người bán. Tuy nhiên trên thực tế, việc hẹn gặp khách ở quán nhậu có xu hướng dẫn đến các quyết định nửa vời, khó được thực hiện một cách triệt để.
Vì thế, dưới góc độ lựa chọn địa điểm cuộc hẹn thì những nơi như văn phòng, quán cafe hoặc nhà hàng ăn uống là một lựa chọn đảm bảo văn minh và dễ dàng đi đến thỏa thuận có lợi cho hai bên.
Có nên tặng quà cho khách hàng?
Việc tặng quà cho khách hàng trong cuộc hẹn là một sáng kiến mà bạn có thể áp dụng để tăng thiện cảm với khách hàng. Những món quà được tặng nên mang ý nghĩa nhiều hơn giá trị vật chất, và thời điểm tặng tốt nhất là trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện
Sau cuộc hẹn.
Dù quá trình hẹn khách hàng có đạt mục tiêu mà bạn đã mong muốn hay không. Sau khi gặp khách hàng về, đừng quên gửi lại một SMS/Email để cảm ơn khách hàng về cuộc hẹn, đồng thời tóm tắt lại những nội dung quan trọng và thỏa thuận của hai bên về hợp đồng nếu có. Hành động này thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp khách hàng càng ấn tượng về bạn hơn, có thể bạn và khách chưa đi đến thỏa thuận hợp tác, nhưng sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận lại họ sau này và duy trì mối quan hệ.
