4 Key Steps in a Job Interview

Even if you are just a newbie interviewer, your candidate interview can still go smoothly if you master the 4 basic steps below!

Determine candidate interview topics.

Depending on the position and job description, the employer can set appropriate requirements and interview topics. However, you can always use the 5 basic topics below: 

Topic 1: Education level

• Professional qualifications
• Foreign language proficiency

Topic 2: Career Experience

• Job information.
• Jobs and positions held.
• The successes achieved.
• The risks and failures suffered.

Topic 3: Behavioral skills

• Answer questions related to technical knowledge
• Answering questions about social knowledge

Topic 4: Motivation

• Why do candidates leave old jobs?
• Why do candidates choose your company?
• What do candidates expect from your company?

Topic 5: Other contents:

• Personal Responsibility
• Understanding the company: position, function, mission, future development
  

Prepare for the interview

2.1. Understand the requirements and information about the position to be recruited

Before you go into an interview, you should have a detailed job description. If you are not directly involved in the position, or the job is highly specialized, contact the person in charge to ensure you understand the requirements and relevant information when hiring.

2.2. Candidate selection

Screening candidates through the CV/resume round will help you save time when evaluating candidates. To successfully “pass this stage”, you need to answer the following questions:

• What are the success factors of your company? 
• What are the criteria for the position you are recruiting for? What do you require from a candidate? 
• What criteria does this position prioritize? If these criteria are met, are other deficiencies acceptable?
• What are some things that are absolutely unacceptable in a candidate?

Tips:

• When pre-assessing candidates, you can also use additional assessment tests to get a general picture of the candidate. In addition to popular IQ and English tests, experienced and experienced recruiters also have other tests such as assessing Personal Qualities, Skills, Emotional Intelligence, Team Style, Self-Development Potential, etc.

Learn more by joining Free Webinar: . 

<PHOTO: APPLICATION OF PHYSIOGNOMY AND ABILITY TESTS IN INTERVIEWS AND APPLICANT EVALUATION – July 23, 2022> (small, narrow, horizontal size -> Register >

2.3. Arrange the location and time of the recruitment interview

     Tip:

• You need to avoid scheduling overlapping appointments or appointments that are too close together. 
• Avoid setting the time too close to the time of notification to the candidate because the candidate also needs time to prepare for the interview.

2.4. Contact the candidate

Tip:

• Avoid contacting candidates during times like lunch or late at night.
• If there is a change in the interview, quickly notify the candidate to create professionalism and not miss out on good candidates.
• Check the means of communication with the candidate (usually via email) in case the candidate requests a change in interview time and location.

Interview Questioning Skills 

Based on the criteria have been built, develop a set of questions that will help you identify the potential you need in a candidate. There are several groups of interview questions that employers should ask candidates: 

3.1. General questions

General questions are often used to clarify some information on the candidate's resume/CV as well as their purpose in applying for this position at your company.

For example: 

• Bạn đã làm việc ở công ty cũ trong thời gian bao lâu? Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
• Vì sao bạn muốn làm công việc này?
• Vì sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
• Sở thích của bạn là gì?
• Bạn không thích làm việc trong môi trường như thế nào?
• Bạn biết gì về công ty chúng tôi.

Lưu ý: 

Bạn nên tránh đặt những câu hỏi xâm phạm đến bí mật cá nhân như chiều cao, cân nặng hoặc các vấn đề nhạy cảm về dân tộc, tôn giáo, vùng miền, các khiếm khuyết trên cơ thể…

3.2. Câu hỏi hành vi

Các câu hỏi hành vi giúp nhà tuyển dụng xác thực độ chính xác những gì được ghi trên CV cũng như hiểu rõ về phong cách làm việc của mỗi ứng viên. Thay vì hỏi những câu hỏi chung chung và khó xác minh như: Bạn có phải là người sáng tạo không? Bạn có phải là người lạc quan không? Bạn có tinh thần học hỏi và cầu tiến không? ….., nhà tuyển dụng nên đặt những câu hỏi hành vi vì chúng phản ánh một cách chân thật những gì ứng viên đã thực hiện trong quá khứ.

Một số câu hỏi hành vi có thể đặt ra trong các cuộc phỏng vấn như:

• Vấn đề lớn nhất bạn từng đối mặt ở công việc cũ là gì?
• Cách mà bạn vượt qua những khó khăn trong công việc?
• Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện.
• Bạn đã từng làm leader bao giờ chưa? Nếu có hãy kể về dự án/chương trình mà bạn tâm đắc nhất.
• Kể về dự án đã từng làm mà bạn thấy hứng thú nhất.
• Hãy kể lại một tình huống bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng nên đưa ra các câu hỏi giả định – câu hỏi tình huống. Những câu hỏi này giúp bộc lộ tư duy và cách hành xử của ứng viên trong những trường hợp cụ thể. Một số câu hỏi có thể được đặt ra như:

• Bạn sẽ làm gì nếu phát hiện đồng nghiệp của mình gian lận trong vấn đề tài chính?
• Bạn được giao một nhiệm vụ cần làm việc chung với một đồng nghiệp đã có mâu thuẫn cá nhân với bạn từ trước. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? 
• Nếu có một nhân viên cấp dưới rất giỏi nhưng lại “cứng đầu” và không chịu lắng nghe những lời góp ý thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

 3.3. Câu hỏi gây áp lực

Các câu hỏi gây áp lực đưa ứng viên vào trạng thái căng thẳng và họ chỉ có một thời gian ngắn để trả lời. Đây là điều kiện lý tưởng để ứng viên bộc lộ đúng bản chất con người họ. Mục đích của câu hỏi này nhằm kiểm tra khả năng chịu áp lực và ứng biến linh hoạt cũng như sự sáng tạo của mỗi ứng viên.

Bạn có thể tham khảo các câu hỏi sau đây:

• Có rất nhiều ứng viên khác có bằng cấp cao cũng như nhiều kinh nghiệm hơn bạn. Vậy tại sao chúng tôi nên chọn bạn vào vị trí này?
• Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ?
• Kể ra 5 công dụng khác của chiếc cốc ngoại trừ để uống nước?
• Làm sao để bán lược ở trong các ngôi chùa?

Những câu hỏi này thường không có đáp án cụ thể. Điều cần chú trọng là cách ứng viên tư duy về một vấn đề đặc biệt. Tuỳ từng công việc và yêu cầu của công việc đó mà nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi phù hợp.

Lưu ý: Không đưa ra các câu hỏi quá nhạy cảm vì chúng có thể khiến ứng viên có ấn tượng không tốt về phong cách của công ty.

3.4. Câu hỏi thăm dò 

Khi phỏng vấn ứng viên, bên cạnh các câu hỏi phụ (follow-up), người phỏng vấn có thể đưa ra những câu hỏi thăm dò (probing) để tìm hiểu thêm thông tin cũng như xác nhận lại những gì bạn nhận định về ứng viên.

Bạn có thể đặt ra những câu hỏi sau đây:

• Bạn có thể cho tôi biết thêm về….?
• Bạn có thể lấy một ví dụ về ….? Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy?
• Lúc nãy bạn có nói rằng ….? Tôi hiểu như thế này có đúng không?

Những điều làm nên buổi phỏng vấn tuyển dụng lý tưởng

• Nghiên cứu kỹ càng CV của ứng viên trước khi phỏng vấn. Trong thời đại số, bạn có thể cân nhắc nghiên cứu các profile của ứng viên trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Blog (nếu có). Một lỗi nghiêm trọng mà nhiều nhà tuyển dụng mắc phải là không đọc kỹ CV của ứng viên và dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp cũng như những ấn tượng không tốt trong buổi phỏng vấn.

• Môi trường phỏng vấn thân thiện: Việc tạo ra một buổi phỏng vấn thân thiện, gần gũi sẽ giúp cả hai có tâm lý thoải mái, cởi mở và sẵn sàng chia sẻ. Nếu ứng viên có tâm lý căng thẳng, họ có thể rơi vào thế phòng thủ hoặc không thể bộc lộ hết khả năng của mình.
• Phỏng vấn theo quy trình GASP: đón tiếp – thu thập thông tin – cung cấp thông tin – quyết định. Đây là một quy trình chuẩn đã được nghiên cứu nhằm đảm bảo buổi phỏng vấn đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

• Ghi chú trong khi phỏng vấn: Bạn sẽ không thể ghi nhớ thông tin khi phỏng vấn nhiều ứng viên. Do đó cần ghi chú nhanh những gì diễn ra trong quá trình phỏng vấn hoặc những cảm nhận của bạn về họ. Dau đó hãy dành thời gian để kiểm tra lại.

• Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Mục đích của việc tuyển dụng là tìm ra một ứng viên phù hợp, do đó ứng viên càng bộc lộ nhiều thì nhà tuyển dụng càng có cái nhìn đầy đủ. Kỹ năng lắng nghe và tìm điểm cần chú ý là một kỹ năng quan trọng của một người phỏng vấn
• Thời lượng phỏng vấn phù hợp: Tự giới hạn một mức thời gian phù hợp cho buổi phỏng vấn. Chọn lọc những câu hỏi trọng tâm và kiểm soát được diễn biến, tránh sự lan man và xa chủ đề. Cuộc phỏng vấn quá ngắn sẽ không khai thác đủ thông tin nhưng nếu quá dài sẽ gây mệt mỏi cho cả hai bên.
• Rèn luyện kỹ năng đánh giá của bản thân. Nhà tuyển dụng giỏi sẽ biết cách nhìn ra các điểm sáng của ứng viên, thậm chí là luận đoán được các hành vi, tiềm năng ở người trước mặt để có sự chiêu nhân, dụng nhân phù hợp. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy chăm chỉ học hỏi thêm từ các “tiền bối” đi trước. 

Nếu bạn muốn có thêm nhiều kinh nghiệm và góc nhìn thực tiễn để phỏng vấn trúng, đánh giá chuẩn ứng viên và giao lưu với các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng hay quản trị nhân sự, hãy lưu ngay lịch để tham gia webinar sắp tới của Bellsystem24-Vietnam với chủ đề: Ứng dụng Nhân tướng học & Bài test năng lực chuẩn quốc tế. 

Chi tiết tại: https://bell24vietnam.vn/nhan-tuong-hoc-tuyen-dung/