4 bước then chốt trong Phỏng vấn Tuyển dụng16 min read

Summary

Dù bạn chỉ mới “chân ướt chân ráo” làm người phỏng vấn, buổi phỏng vấn ứng viên của bạn vẫn có thể diễn ra suôn sẻ nếu bạn nắm vững 4 bước nền tảng dưới đây!

Xác định chủ đề phỏng vấn ứng viên.

Tùy từng vị trí, mô tả công việc mà nhà tuyển dụng có thể đưa ra các yêu cầu cũng như chủ đề phỏng vấn cho phù hợp. Tuy nhiên, bạn luôn có thể sử dụng 5 chủ đề cơ bản dưới đây: 

Chủ đề 1: Trình độ học vấn

  • Trình độ chuyên môn nghiệp vụ
  • Trình độ ngoại ngữ

Chủ đề 2: Kinh nghiệm nghề nghiệp

  • Thông tin công tác.
  • Những công việc và chức vụ đã đảm nhiệm.
  • Những thành công đã đạt được.
  • Những rủi ro, thất bại đã gánh chịu.

Chủ đề 3: Kỹ năng ứng xử

  • Trả lời những vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn
  • Trả lời những vấn đề về kiến thức xã hội

Chủ đề 4: Động cơ thúc đẩy

  • Tại sao ứng viên từ bỏ những công việc cũ?
  • Vì sao ứng viên lựa chọn công ty bạn?
  • Ứng viên mong đợi gì ở công ty bạn?

Chủ đề 5: Các nội dung khác:

  • Trách nhiệm cá nhân
  • Hiểu biết về công ty: vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tương lai phát triển

Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn

2.1. Hiểu rõ yêu cầu, thông tin về vị trí cần tuyển dụng

Trước khi phỏng vấn, bạn cần có một bản mô tả công việc chi tiết. Nếu bạn không phải là người trực tiếp làm việc tại vị trí đó, hoặc đây là công việc có tính chuyên môn cao, hãy liên hệ với người phụ trách chính để đảm bảo bạn đã hiểu rõ các yêu cầu và thông tin liên quan khi tuyển dụng.

2.2. Chọn lọc ứng viên

Sàng lọc ứng viên qua vòng hồ sơ/CV sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn khi đánh giá ứng viên. Để “qua cửa” này thành công, bạn cần trả lời được các câu hỏi:

  • Đâu là yếu tố thành công của công ty bạn? 
  • Vị trí đang tuyển chọn cần những tiêu chí gì? Bạn yêu cầu những điều gì ở một ứng viên? 
  • Vị trí này ưu tiên những tiêu chí nào? Nếu có đủ những tiêu chí này thì những thiếu sót khác có thể chấp nhận được không?
  • Những điều nào tuyệt đối không thể chấp nhận ở một ứng viên?

Tips:

  • Khi đánh giá sơ bộ ứng viên, bạn cũng có thể vận dụng thêm các bài test đánh giá để thấy trước một bức tranh tổng hợp về ứng viên. Bên cạnh các bài test phổ biến về IQ và Tiếng Anh, các nhà tuyển dụng thực chiến và “lão làng” cũng có các bài test khác như đánh giá Phẩm chất cá nhân, Kỹ năng, Thông minh cảm xúc, team styles, tiềm năng phát triển bản thân…

2.3. Sắp xếp địa điểm và thời gian phỏng vấn tuyển dụng

     Mách nhỏ:

  • Bạn cần tránh việc việc xếp trùng giờ hoặc giờ hẹn các ứng viên cách nhau quá gần. 
  • Tránh đặt thời gian quá sát với thời điểm thông báo với ứng viên vì ứng viên cũng cần có thời gian chuẩn bị cho buổi phỏng vấn.

2.4. Liên lạc với ứng viên

Mách nhỏ:

  • Không nên liên lạc với ứng viên vào những khung giờ như giờ nghỉ trưa hay đêm muộn.
  • Nếu có sự thay đổi về việc phỏng vấn hãy nhanh chóng báo cho ứng viên để tạo sự chuyên nghiệp và không bỏ lỡ những ứng viên tốt.
  • Hãy kiểm tra phương tiện liên lạc với ứng viên (thông thường qua email) đề phòng trường hợp ứng viên đề nghị thay đổi thời gian và địa điểm phỏng vấn.

Kỹ năng đặt câu hỏi khi phỏng vấn 

Dựa trên các tiêu chí đã xây dựng, hãy phát triển một bộ câu hỏi giúp bạn xác định được tiềm năng cần thiết ở ứng viên. Có một số nhóm câu hỏi phỏng vấn mà nhà tuyển dụng nên đặt ra cho ứng viên: 

3.1. Các câu hỏi chung

Các câu hỏi chung thường được sử dụng để làm rõ một số thông tin trên resume/CV của ứng viên cũng như mục đích của họ khi ứng tuyển vào vị trí này tại công ty của bạn.

Ví dụ: 

  • Bạn đã làm việc ở công ty cũ trong thời gian bao lâu? Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
  • Vì sao bạn muốn làm công việc này?
  • Vì sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tôi?
  • Sở thích của bạn là gì?
  • Bạn không thích làm việc trong môi trường như thế nào?
  • Bạn biết gì về công ty chúng tôi.

Lưu ý: 

Bạn nên tránh đặt những câu hỏi xâm phạm đến bí mật cá nhân như chiều cao, cân nặng hoặc các vấn đề nhạy cảm về dân tộc, tôn giáo, vùng miền, các khiếm khuyết trên cơ thể…

3.2. Câu hỏi hành vi

Các câu hỏi hành vi giúp nhà tuyển dụng xác thực độ chính xác những gì được ghi trên CV cũng như hiểu rõ về phong cách làm việc của mỗi ứng viên. Thay vì hỏi những câu hỏi chung chung và khó xác minh như: Bạn có phải là người sáng tạo không? Bạn có phải là người lạc quan không? Bạn có tinh thần học hỏi và cầu tiến không? ….., nhà tuyển dụng nên đặt những câu hỏi hành vi vì chúng phản ánh một cách chân thật những gì ứng viên đã thực hiện trong quá khứ.

Một số câu hỏi hành vi có thể đặt ra trong các cuộc phỏng vấn như:

  • Vấn đề lớn nhất bạn từng đối mặt ở công việc cũ là gì?
  • Cách mà bạn vượt qua những khó khăn trong công việc?
  • Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện.
  • Bạn đã từng làm leader bao giờ chưa? Nếu có hãy kể về dự án/chương trình mà bạn tâm đắc nhất.
  • Kể về dự án đã từng làm mà bạn thấy hứng thú nhất.
  • Hãy kể lại một tình huống bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng nên đưa ra các câu hỏi giả định – câu hỏi tình huống. Những câu hỏi này giúp bộc lộ tư duy và cách hành xử của ứng viên trong những trường hợp cụ thể. Một số câu hỏi có thể được đặt ra như:

  • Bạn sẽ làm gì nếu phát hiện đồng nghiệp của mình gian lận trong vấn đề tài chính?
  • Bạn được giao một nhiệm vụ cần làm việc chung với một đồng nghiệp đã có mâu thuẫn cá nhân với bạn từ trước. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào? 
  • Nếu có một nhân viên cấp dưới rất giỏi nhưng lại “cứng đầu” và không chịu lắng nghe những lời góp ý thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

 3.3. Câu hỏi gây áp lực

Các câu hỏi gây áp lực đưa ứng viên vào trạng thái căng thẳng và họ chỉ có một thời gian ngắn để trả lời. Đây là điều kiện lý tưởng để ứng viên bộc lộ đúng bản chất con người họ. Mục đích của câu hỏi này nhằm kiểm tra khả năng chịu áp lực và ứng biến linh hoạt cũng như sự sáng tạo của mỗi ứng viên.

Bạn có thể tham khảo các câu hỏi sau đây:

  • Có rất nhiều ứng viên khác có bằng cấp cao cũng như nhiều kinh nghiệm hơn bạn. Vậy tại sao chúng tôi nên chọn bạn vào vị trí này?
  • Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ?
  • Kể ra 5 công dụng khác của chiếc cốc ngoại trừ để uống nước?
  • Làm sao để bán lược ở trong các ngôi chùa?

Những câu hỏi này thường không có đáp án cụ thể. Điều cần chú trọng là cách ứng viên tư duy về một vấn đề đặc biệt. Tuỳ từng công việc và yêu cầu của công việc đó mà nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi phù hợp.

Lưu ý: Không đưa ra các câu hỏi quá nhạy cảm vì chúng có thể khiến ứng viên có ấn tượng không tốt về phong cách của công ty.

3.4. Câu hỏi thăm dò 

Khi phỏng vấn ứng viên, bên cạnh các câu hỏi phụ (follow-up), người phỏng vấn có thể đưa ra những câu hỏi thăm dò (probing) để tìm hiểu thêm thông tin cũng như xác nhận lại những gì bạn nhận định về ứng viên.

Bạn có thể đặt ra những câu hỏi sau đây:

  • Bạn có thể cho tôi biết thêm về….?
  • Bạn có thể lấy một ví dụ về ….? Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy?
  • Lúc nãy bạn có nói rằng ….? Tôi hiểu như thế này có đúng không?

Những điều làm nên buổi phỏng vấn tuyển dụng lý tưởng

  • Nghiên cứu kỹ càng CV của ứng viên trước khi phỏng vấn. Trong thời đại số, bạn có thể cân nhắc nghiên cứu các profile của ứng viên trên các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Blog (nếu có). Một lỗi nghiêm trọng mà nhiều nhà tuyển dụng mắc phải là không đọc kỹ CV của ứng viên và dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp cũng như những ấn tượng không tốt trong buổi phỏng vấn.
  • Môi trường phỏng vấn thân thiện: Việc tạo ra một buổi phỏng vấn thân thiện, gần gũi sẽ giúp cả hai có tâm lý thoải mái, cởi mở và sẵn sàng chia sẻ. Nếu ứng viên có tâm lý căng thẳng, họ có thể rơi vào thế phòng thủ hoặc không thể bộc lộ hết khả năng của mình.
  • Phỏng vấn theo quy trình GASP: đón tiếp – thu thập thông tin – cung cấp thông tin – quyết định. Đây là một quy trình chuẩn đã được nghiên cứu nhằm đảm bảo buổi phỏng vấn đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
  • Ghi chú trong khi phỏng vấn: Bạn sẽ không thể ghi nhớ thông tin khi phỏng vấn nhiều ứng viên. Do đó cần ghi chú nhanh những gì diễn ra trong quá trình phỏng vấn hoặc những cảm nhận của bạn về họ. Dau đó hãy dành thời gian để kiểm tra lại.
  • Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Mục đích của việc tuyển dụng là tìm ra một ứng viên phù hợp, do đó ứng viên càng bộc lộ nhiều thì nhà tuyển dụng càng có cái nhìn đầy đủ. Kỹ năng lắng nghe và tìm điểm cần chú ý là một kỹ năng quan trọng của một người phỏng vấn
  • Thời lượng phỏng vấn phù hợp: Tự giới hạn một mức thời gian phù hợp cho buổi phỏng vấn. Chọn lọc những câu hỏi trọng tâm và kiểm soát được diễn biến, tránh sự lan man và xa chủ đề. Cuộc phỏng vấn quá ngắn sẽ không khai thác đủ thông tin nhưng nếu quá dài sẽ gây mệt mỏi cho cả hai bên.
  • Rèn luyện kỹ năng đánh giá của bản thân. Nhà tuyển dụng giỏi sẽ biết cách nhìn ra các điểm sáng của ứng viên, thậm chí là luận đoán được các hành vi, tiềm năng ở người trước mặt để có sự chiêu nhân, dụng nhân phù hợp. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy chăm chỉ học hỏi thêm từ các “tiền bối” đi trước. 

Nếu bạn muốn có thêm nhiều kinh nghiệm và góc nhìn thực tiễn để phỏng vấn trúng, đánh giá chuẩn ứng viên và giao lưu với các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng hay quản trị nhân sự, hãy lưu ngay lịch để tham gia webinar sắp tới của Bellsystem24 Việt Nam với chủ đề: Ứng dụng Nhân tướng học & Bài test năng lực chuẩn quốc tế. 

Share
Related posts
About us

Bellsystem24 Vietnam Inc. is the pioneer and leader for Contact Center & Business Process Outsourcing services in the region. See more

Follow us
Related posts
Download
hanh trinh khach hàng
Liên hệ tư vấn