ACD là gì?
ACD (Viết tắt của Auto call distribution hay Auto contact distribution) là một phần mềm phân phối cuộc gọi tự động trong tổng đài Contact Center. Nó thường được hoạt động cùng lúc với hệ thống CTI và IVR để phân loại và điều hướng các cuộc gọi của khách hàng đến đội giải đáp thông tin phù hợp. Bên cạnh đó, ACD còn giúp làm tăng hiệu suất công việc Agent khi không phải tiếp nhận cuộc gọi thủ công.
ACD hoạt động như thế nào?
Hệ thống phân phối cuộc gọi hoạt động dựa trên các quy tắc thuật toán đã lập trình. ACD có thể hoạt động với nhiều hình thức khác nhau, nhưng phổ biến nhất là điều hướng người gọi đến bộ phận phù hợp.
Quy trình: Tiếp nhận cuộc gọi > Xác định nhu cầu > Tính toán lưu lượng, thời gian xếp hàng đợi > phân phối cuộc gọi đến bộ phận phụ trách theo Skill-Based.
Ví dụ về một ACD điển hình.
Các chức năng của ACD trong Contact Center
Phân khúc cuộc gọi:
- Ưu tiên khách hàng VIP có thể chuyển trực tiếp đến tổng đài viên mà không cần tạo hàng đợi.
- Khách hàng có thể được kết nối với tổng đài viên mà họ đã tương tác và hài lòng trước đó.
- Khách hàng có mức hài lòng thấp có thể được chuyển đến tương tác với một tổng đài viên khác.
Intelligent call distribution.
- Phân phối theo thứ tự cố định: Đây là phương thức được sử dụng nhiều nhất, các cuộc gọi sẽ được sắp xếp phản hồi theo thứ tự “ ai đến trước có trước, ai đến sau có sau”.
- Phân phối theo vòng tròn: Nếu Agent A là nhân sự nhận cuộc gọi cuối cùng thì cuộc gọi tiếp theo sẽ được chuyển đến Agent B và sau đó là Agent C.
- Phân phối cuộc gọi cùng lúc: Phương thức phân phối cuộc gọi này giúp mọi tổng đài viên đều nhận được tín hiệu cuộc gọi cùng lúc, người đầu tiên bắt máy là người sẽ xử lý cuộc gọi. Sử dụng nó khi bạn muốn thời gian phản hồi khách hàng là nhanh nhất có thể.
- Phân phối định tuyến theo thời gian làm việc: Automatic call distribution cho phép tổng đài viên đặt giờ làm việc của họ.
- Phân phối cuộc gọi theo kỹ năng tổng đài viên: Hệ thống sẽ xác định nhu cầu, độ khó của cuộc gọi dựa trên các thông tin vừa khai thác được từ IVR hoặc có sẵn trong database, từ đó phân phối cho Agent phù hợp dựa trên khung đánh giá về kỹ năng, thái độ, kiến thức có sẵn.
Chức năng giám sát.
Auto call distribution cho phép các nhà quản lý tham gia vào việc giám sát, đánh giá cuộc gọi đã được thiết lập sẵn trong hệ thống Contact Center, với một số tiêu chí sau:
- Thời gian đàm thoại.
- Thời gian đợi.
- Số cuộc gọi nhỡ.
- Thống kê nhu cầu.
- …..
Nhìn chung, chức năng báo cáo & giám sát của ACD trên nền tảng tổng đài Contact Center rất đa dạng, chính xác và thiết thực. Nó giúp cho nhà quản lý có thể đánh giá khách quan về chất lượng dịch vụ/sản phẩm, chất lượng phản hồi của tổng đài viên, xác định năng lực của tổng đài viên,… Ngoài ra còn có một số tính năng nâng cao như báo cáo, dự đoán, đưa ra gợi ý thiết lập mục tiêu.
Thiết lập ACD
Để thiết lập ACD cần có hệ thống phần cứng để lắp đặt các thiết bị đầu cuối, thiết bị chuyển mạch, phần mềm chiến lược định tuyến và dây đường truyền điện thoại.
Bạn cũng có thể thiết lập ACD nâng cao
Để tối ưu hóa lợi ích mà ACD có thể mang lại cho doanh nghiệp, bạn có thể xem xét một số gợi ý tích hợp hệ thống sau đây.
Tích hợp CRM và màn hình Popup.
Khi tích hợp, CRM sẽ có chức năng lưu trữ thông tin khách hàng của bạn như: Tên, tuổi, giới tính, học vấn,… (Bạn có thể tùy chỉnh các trường thông tin này) từ tất cả các nguồn tương tác trước đó. Khi khách hàng gọi đến, mọi thông tin đã được lưu giữ sẽ hiển thị trên màn hình máy tính của tổng đài viên => Thuận lợi hơn trong việc xác định nhu cầu, xử lý cuộc gọi
Tích hợp IVR.
Thật hiệu quả khi tích hợp IVR và ACD với nhau, lúc này bạn có thể điều hướng người gọi làm theo hướng dẫn của mình. Với việc tích hợp này, hệ thống sẽ làm việc như sau:
Step 1: Khi có cuộc gọi đến tổng đài, ACD sẽ được hoạt động để kiểm tra các thông tin cơ bản ( Xác định khách hàng VIP, khách hàng phổ thông, trường hợp liên hệ bị chặn vào danh sách đen)
Step 2: Chuyển qua IVR để yêu cầu khách hàng làm theo hướng dẫn đã được lập trình sẵn (Hãy ấn phím 1 để.., ấn phím 2 để…, ..)
Step 3: Calls will be classified and routed to the appropriate department.
ACD: What's next?
Currently, the effectiveness of ACD mainly comes from the ability to route calls, distribute appropriate and optimal needs based on the consulting skills of each operator. However, in the future, everything will change with artificial intelligence (AI).
Predictive recruiting is a technology that uses artificial intelligence to analyze available customer data to make accurate forecasts and recommendations for Agents. Or even everything can be done completely automatically without human intervention. In addition, the index NPS (Net promoter score) will also be applied to make interaction forecasts. Based on this NPS score, managers can most accurately assess the customer relationships of the business.
Summary.
ACD is a system that distributes calls appropriately to each employee/switchboard department based on its pre-programmed operating principles. With outstanding advantages, it helps businesses save time, optimize resources, costs and improve service quality.
Currently, most ACDs in the world are using the form of integration with CRM and IVR because of the practical benefits it brings. But in the not too distant future, everything will be developed more dramatically when artificial intelligence is completed and applied to Contact Center, along with the application of NPS for evaluation and measurement.
