Một dịch vụ logistics xuất sắc là dịch vụ luôn đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và duy trì sự hài lòng của khách hàng 100%. Đứng trước sự phát triển vượt bậc của công nghệ và nhu cầu ngày càng khó tính của khách hàng, các doanh nghiệp BPO cần phải làm gì?
Logistics đang phải đối mặt với nhiều thách thức trên thị trường
Theo nhiều khảo sát mới đây, kể từ giữa năm 2022, sản lượng liên tục giảm. Đến năm 2023, tình hình hoạt động của ngành logistics được nhận định đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức và thực tế đang cho thấy điều này.
Xung đột Nga – Ukraine khiến giá năng lượng biến động thất thường, kinh tế châu Âu gặp khó khăn, nhu cầu về hàng hóa suy giảm, trong khi đây là thị trường xuất khẩu quan trọng của Việt Nam.
Trên bình diện toàn cầu, kinh tế thế giới rơi dần rơi vào suy thoái. Mặc dù triển vọng của ngành rất lạc quan nhưng theo thời gian, những thay đổi mang tính cách mạng trong công nghệ, nhu cầu của khách hàng, thị trường và luật pháp luôn thay đổi sẽ khiến nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề về thông tin, dữ liệu bị rối do không chủ động trước đó. Cụ thể:
- Cần cải thiện dịch vụ khách hàng: Thị trường ngày nay năng động và cạnh tranh, chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và kỳ vọng của khách hàng đã thay đổi. Khi khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp ngày nay, họ có kỳ vọng cao hơn về thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ. khách hàng yêu cầu thông tin theo dõi và cập nhật theo thời gian thực về trạng thái đơn hàng của họ trong suốt quá trình vận chuyển và giao hàng.
- Hậu cần ngược: Mọi hoạt động kinh doanh thương mại điện tử đều yêu cầu hậu cần đảo ngược. Khách hàng sẽ trả lại sản phẩm đã mua nếu không hài lòng và quy trình này phải diễn ra liền mạch. Nếu không có nền tảng hậu cần ngược hiệu quả, doanh nghiệp có nguy cơ khiến khách hàng rời đi.
- Rào cản công nghệ: Mặc dù công nghệ rất quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp logistics, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những vấn đề như “ai sẽ trả tiền cho nó” và “ai sẽ thực hiện những tiến bộ công nghệ”. Trả lời những câu hỏi này là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp logistics hoạt động ở các nước đang phát triển như Việt Nam.
- Tăng cường thủ tục kinh doanh: Sắp xếp và tối ưu hóa dữ liệu thủ tục kinh doanh là một thách thức khác đối với doanh nghiệp logistics. Điều này cho thấy doanh nghiệp đang vướng phải vấn đề như không nắm rõ được các thông tin về luật, khách hàng, thị trường nên khiến họ bị thụ động trong kinh doanh. Theo một nghiên cứu, 36% doanh nghiệp được khảo sát đồng ý rằng họ lựa chọn thuê dịch vụ xử lý dữ liệu để tiết kiệm chi phí và cải tiến quy trình.
Tận dụng BPO, nâng cao doanh thu cho logistics
Với các khó khăn trên, các doanh nghiệp logistics mỗi ngày cần xử lý lượng thông tin “khổng lồ” để quản lý hiệu quả các quy trình của chuỗi cung ứng, đảm bảo xuất kho và giao hàng đúng thời hạn mà không phát sinh bất kỳ vấn đề nào.
Bởi vậy, dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) – thuê bên thứ 3 để hỗ trợ một số quy trình kinh doanh có thể giúp các doanh nghiệp logistics tập trung vào hoạt động chính để nâng cao năng suất. Một số lợi ích cụ thể
- Giảm chi phí hoạt động: Một trong những yếu tố chính là để giảm chi phí hoạt động. Với dịch vụ BPO ngành logistic, doanh nghiệp có thể thực hiện hoàn hảo mọi quy trình kinh doanh với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với việc bổ sung thêm nhân viên, chuyên gia vào hoạt động cho công ty.
- Sử dụng Kinh nghiệm & Chuyên môn: Khi sử dụng các nhân sự được đào tạo bài bản của dịch vụ BPO, công việc được thực hiện chính xác và thành thạo về hoạt động hậu cần như văn phòng, nhập liệu, xử lý dữ liệu…
- Truy cập Hỗ trợ bất cứ lúc nào: Ngoài ra, dịch vụ BPO thuê ngoài sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Doanh nghiệp ngành logistics có thể tận dụng tối đa các dịch vụ BPO của mình.
- Giảm thiểu thời gian quay vòng: Các doanh nghiệp ngành logistics đảm nhiệm rất nhiều chức năng và hoạt động phức tạp. Vậy nên, việc được hỗ trợ bởi dịch vụ BPO sẽ giúp tối ưu một số quy trình hoạt động và doanh nghiệp có thể đẩy nhanh công tác hoạt động của tất cả các dự án.
- Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp: Dịch vụ BPO luôn đảm bảo mọi hoạt động, thông tin quan trọng hay cấp cao của doanh nghiệp đều có khả năng bảo vệ và bảo mật dữ liệu đáng kể nhất.
Đây chỉ là một số trong rất nhiều lý do khiến các doanh nghiệp logistics sử dụng dịch vụ BPO.
Gợi ý một số quy trình/công việc mà doanh nghiệp logistics nên thuê bên thứ 3
- Nhập dữ liệu: là một trong những công đoạn chính mà các doanh nghiệp logistics thường sử dụng dịch vụ BPO. Bởi vì các doanh nghiệp logistics phụ thuộc rất nhiều vào thông tin dữ liệu nên việc nhập dữ liệu không thể bị bỏ qua.
- Xử lý hóa đơn: việc thực hiện xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Vậy nên, dịch vụ BPO có thể xử lý hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng từ khi nhận đến khi thanh toán.
- Xử lý hóa đơn vận chuyển: công việc chủ yếu trong xử lý hóa đơn vận chuyển là xử lý các dịch vụ tài khoản phải trả cho hóa đơn vận chuyển. Dịch vụ BPO đóng vai trò là tuyến phản hồi đầu tiên giữa các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán cước vận chuyển và tổ chức của doanh nghiệp.
- Kế toán hậu cần: dịch vụ BPO đảm nhận các chức năng kế toán của doanh nghiệp, để tránh lãng phí thời gian và giúp nhân sự của doanh nghiệp tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
- Lập chỉ mục tài liệu: dữ liệu có tổ chức là bắt buộc phải hoàn thành công việc kịp thời. Dịch vụ BPO sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng lưu trữ đúng cách tất cả tài liệu của mình trên cơ sở dữ liệu an toàn và dễ truy cập.
- Quản lý dữ liệu: Ngoài việc nhập dữ liệu, dịch vụ BPO sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu, thực hiện hiệu quả các dịch vụ liên quan đến dữ liệu.
Với mục tiêu thúc đẩy doanh thu ngành logistics và tối ưu hóa quy trình hoạt động thì việc sử dụng dịch vụ BPO là được coi là phương pháp hiệu quả và thông minh cho các doanh nghiệp logistics.
Tại Bellsystem24 Việt Nam, chúng tôi tối ưu hóa các nhiệm vụ khó khăn liên quan đến lĩnh vực hậu cần xử lý luồng hàng hóa, xử lý dữ liệu, xử lý giao dịch… Từ đó thúc đẩy hiệu suất đáng kể ngành logistics, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa chi phí, đồng thời mang lại các lợi ích khác như khả năng tiếp cận công nghệ mới và nâng cao khả năng mở rộng thị trường.
Bellsystem24 Việt Nam với kinh nghiệm 17 năm trong ngành dịch vụ BPO tự tin hỗ trợ doanh nghiệp logistics phát triển bền vững và vươn xa hơn nữa!
