CALL CENTER QUALITY MANAGEMENT – QUẢN LÝ TỔNG ĐÀI HIỆU QUẢ HƠN

Tầm quan trọng của việc quản lý, đo lường tổng đài.

Khi sự cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng nghiêng trọng tâm về cải thiện chất lượng trải nghiệm hành trình khách hàng (Customer Experience) thay vì cạnh tranh dựa trên chất lượng sản phẩm. Lúc này, hiệu suất và hiệu quả hoạt động của tổng đài Call Center càng được chú trọng hơn bao giờ hết, Đây cũng là lúc ra đời của các ứng dụng quản lý  Call Center thông minh (Call Center quality management – QM)

Giải pháp quản lý tổng đài tự động cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ đo lường, giám sát Agent, đánh giá chất lượng tương tác khách hàng và cải tiến liên tục. Đây là công cụ sẽ giúp doanh nghiệp giám sát quá trình hoạt động và phát hiện ra những điểm yếu cần cải thiện để tăng chất lượng dịch vụ khách hàng – Là tiền đề cho sự thành công trong tương lai.

Những lợi ích của ứng dụng Quality management.

• Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng: Phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình hoạt động để liên tục cải thiện.
• Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng: Trải nghiệm hành trình khách hàng được tăng cao giúp giữ chân khách hàng tốt hơn.
• Giám sát nhân viên tốt hơn: Phần mềm quản lý tự động có thể đánh giá 100% các tương tác giữa Agent và khách hàng và hiển thị đầy đủ hiệu suất/hiệu quả công việc của Agent.
• Xác định điểm yếu mà Agent cần cải thiện: Đánh giá điểm yếu của Agent dựa trên thống kê, báo cáo chi tiết.
• Tiết kiệm chi phí – tăng hiêu suất: Phần mềm QM tự động cắt giảm đáng kể hoạt động của tác nhân con người trong việc đánh giá và đo lường.

Yêu cầu bản Demo

Các phương pháp đo lường.

Tổng đài Call Center có nhiều tiêu chí đo lường khác nhau, tùy vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, các yếu tố này có thể được tùy biến riêng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất thường được sử dụng để giám sát và đo lường Call Center.

Giám sát ngẫu nhiên.

Đây là phương pháp được nhiều nhà quản lý lựa chọn để đo lường hiệu quả hoạt động của Agent. Phương pháp thường được diễn ra nhanh chóng và mô phỏng một phần nào về chất lượng công việc của Agent, cũng như chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp (Mẫu ngẫu nhiên càng lớn thì đánh giá càng chính xác). Phương pháp này chỉ mô tả được phần nào, chứ không phản ánh hoàn toàn chất lượng dịch vụ khách hàng.

Giám sát mục tiêu.

Target vào các tương tác mà doanh nghiệp đang muốn nghiên cứu. Phương pháp này thường được sử dụng để giám sát các tương tác có giá trị cao (Khách hàng VIP), hoặc những tương tác được nghi ngờ là có chất lượng thấp (Làm giảm chất lượng chung của tổng đài)

Giám sát và phân tích tổng thể.

Là Phương pháp giám sát và phân tích toàn bộ tương tác của tổng đài với khách hàng. Nó cung cấp cái nhìn tổng quát, chính xác và sâu sắc về các tương tác bằng cả giọng nói, văn bản (Thoại, Email,..) cho phép người quản lý dễ dàng phân tích và đưa ra giải pháp cho tổng thể quy trình dịch vụ khách hàng.

Các yếu tố xác định trong đo lường.

Các tiêu chí mà doanh nghiệp lựa chọn đánh giá là gì? Mỗi doanh nghiệp thường sẽ có các tiêu chí đánh giá khác nhau. Các tiêu chí này được thống nhất phân loại, xếp hạng và sau đó tích hợp trong hệ thống để máy học đánh giá tự động theo thuật toán được lập trình từ trước. Các yếu tố đánh giá thường là:

• Bản thu âm cuộc gọi.
• Kịch bản tương tác mẫu.
• Tiêu chí chất lượng tương tác.
• Hiệu chuẩn.
• Hệ thống báo cáo, phân tích.

Các công nghệ trong phần mềm Call Center quality management.

Recording.

Phần mềm ghi âm cuộc gọi đễ lưu trữ mọi tương tác thoại của Agent với khách hàng.

Phân tích.

Các phần mềm phân tích tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo thay thế con người.

Bộ công cụ phân tích gồm có:

• Sentiment analytic (Phân tích cảm xúc)
• Phonetics analytic (Phân tích ngữ âm)
• Speech-to-text analytic (Chuyển giọng nói thành văn bản)
• Text-to-speech analytic (Chuyển văn bản thành giọng nói)
• Text analytics (Phân tích văn bản)
• Desktop analytics (Phân tích màn hình làm việc của Agent)
• Predictive (Dự đoán)

Cơ sở dữ liệu chuẩn.

Dữ liệu về quy chuẩn tương tác được lưu trữ trong CSDL dễ làm cơ sở đánh giá và phân tích chất lượng.

Những lưu ý khi xây bộ đánh giá cho tổng đài Call Center.

• Luôn phù hợp với mục tiêu chiến lược : Mẫu đánh giá cần được cân nhắc về tính thống nhất để luôn đảm bảo phù hợp với chiến lược chăm sóc khách hàng trong mọi thời điểm.
• Phương pháp đánh giá mẫu phải đơn giản: Sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá và truy cứu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Chia mẫu theo nhiều yếu tố cấu thành.
• Chọn phương pháp tính điểm phù hơp: Chọn cách tính theo điểm, theo , hoặc theo thang đánh giá cảm tính phù hợp với mục tiêu đo lường.
• Tập trung vào chất lượng trải nghiệm của khách hàng

Bellsystem24-HoaSao

Đơn vị cung cấp giải pháp Contact Center thông minh hàng đầu Việt Nam.