Các thuật ngữ chính được sử dụng trong quy chế này được định nghĩa như sau.

1. Nghị định

Là Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

2. Dữ liệu cá nhân (hoặc Thông tin cá nhân)

Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh, v.v. gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm:

a. Tên đầy đủ, tên đệm, tên khai sinh và tên gọi khác (nếu có)

b. Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích 

c. Giới tính

d. Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, tạm trú, nơi ở hiện tại, địa chỉ liên hệ

e. Quốc tịch

f. Hình ảnh của cá nhân 

g. Số điện thoại, số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế

h. Tình trạng hôn nhân 

i. Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con cái)

j. Thông tin về tài khoản số của cá nhân; dữ liệu cá nhân phản ánh hoạt động và lịch sử hoạt động trên không gian mạng

k. Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể

3. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Là dữ liệu cá nhân liên quan đến quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị bị xâm phạm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, bao gồm:

a. Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo 

b. Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án, không bao gồm thông tin liên về nhóm máu

c. Thông tin liên quan đến nguồn gốc chủng tộc hoặc nguồn gốc dân tộc

d. Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân

e. Thông tin về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học riêng của cá nhân

f. Thông tin về đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân

g. Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật

h. Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác, gồm: thông tin định danh khách hàng theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản, thông tin về tiền gửi, thông tin về tài sản gửi, thông tin về giao dịch, thông tin về tổ chức, cá nhân là bên bảo đảm tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán

i. Dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị

j. Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết

4. Chủ thể dữ liệu

Chủ thể dữ liệu là cá nhân được Dữ liệu cá nhân phản ánh

5. Xử lý dữ liệu cá nhân

Là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới Dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, bao gồm cả chuyển giao, xóa, hủy Dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.

6. Tài sản

Là cách gọi chung cho những thứ có giá trị đối với Công ty như tài sản thông tin (bao gồm các Dữ liệu cá nhân được sử dụng cho mục đích kinh doanh của Công ty, bất kể ở dạng thức nào), tài sản phần mềm, tài sản vật lý, dịch vụ.

7. An toàn thông tin

Là việc áp dụng các biện pháp quản lý an toàn, duy trì tính khả dụng, tính toàn vẹn và tính bí mật của Tài sản.

8. Bảo vệ thông tin

Là các hoạt động phòng chống, phát hiện, ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm liên quan đến Dữ liệu cá nhân theo Nghị định.

9. Hệ thống quản lý thông tin

Là hệ thống quản lý bao gồm chính sách, hệ thống, kế hoạch, việc thực thi, kiểm tra và xem xét lại nhằm mục đích đảm bảo việc Bảo vệ thông tin trên cơ sở quan tâm tới tính hữu dụng của Tài sản được sử dụng cho mục đích kinh doanh.

10. Nhân viên

Là toàn bộ nhân viên của Công ty không phân biệt nhân viên đó ký kết hợp đồng lao động xác định thời hạn hay hợp đồng lao động không xác định thời hạn, sau đây gọi chung là “Toàn bộ nhân viên”.

11. Đối tượng dữ liệu được yêu cầu cung cấp

Công ty có quyền đáp ứng tất cả các yêu cầu về việc tiết lộ, rút lại sự đồng ý, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung, hạn chế xử lý, đình chỉ, v.v. từ Chủ thể dữ liệu.