Khái niệm về tổng đài điện thoại IP Call Center
Tổng đài IP Call Center là hệ thống truyền thông nhanh chóng và tiện ích, có chức năng kết nối các cuộc gọi thoại trong nội bộ doanh nghiệp với nhau, và địa điểm này đến địa điểm khác mà không bị hạn chế bởi vị trí địa lý.Tổng đài IP Call Center sử dụng công nghệ VoIP chuyển mạch gói các tệp tin qua đường truyền mạng Internet hiện đại hơn các tổng đài khác sử dụng công nghệ chuyển mạch kênh. Thông tin được ghép, nén nhiều kênh thoại lại trên đường truyền tín hiệu. Những tín hiệu này được chuyển đi thông qua đường truyền Internet, từ đó giảm đáng kể chi phí lắp đặt, giá cước trong quá trình sử dụng.
Lợi ích của IP Call Center
- Chăm sóc khách hàng qua kênh thoại.
- Bán hàng, cung cấp thông tin sản phẩm dịch vụ chính xác của doanh nghiệp.
- Đưa hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng, đối tác.
- Quản lý các cuộc gọi và tính chi phí của cuộc gọi.
- Liên lạc giữa các phòng ban, chi nhánh dễ dàng ngay cả khi nằm cách xa trung tâm nhưng chi phí thấp.
Sơ đồ hoạt động của tổng đài IP Call Center
Hầu hết các tổng đài IP Call Center đều ứng dụng một hệ thống nguyên lý như hình ảnh sau:
Hệ thống bao gồm các thiết bị đầu vào và đầu ra được giải thích chi tiết ở phần 4 của bài viết.
Lắp đặt tổng đài IP Call Center cần những gì?
Các thiết bị đầu vào của IP Call Center
- Tổng đài điện thoại: Hệ thống gồm nhiều máy điện thoại và thiết bị điện tử kết nối với nhau trong đó tổng đài điện thoại là thiết bị trung tâm. Tổng đài trung tâm có nhiệm vụ lưu giữ hàng ngàn thông tin gọi vào và gọi đi từ các máy nhánh, nhận tín hiệu cuộc gọi từ nơi khác gọi vào, sau khi các dữ liệu được xử lý sẽ chuyển tín hiệu đến bàn lập trình để nhân viên trực tổng đài nghe được tiếng chuông reo.
- Hệ thống quản lý cuộc gọi: Hệ thống này nối trực tiếp với tổng đài điện thoại, nhận những thông tin lưu trữ từ tổng đài hiển thị trên màn hình máy tính giúp giám sát viên có thể quản lý các cuộc gọi đi từ trong nội bộ công ty.
- Hộp phân phối cáp: Thiết bị trung gian, hộp dùng để tiếp nhận các dây cáp từ thiết bị đầu vào cho phân phối đến các thiết bị đầu ra khác.
- Bộ nguồn: Dùng để dự phòng khi xảy ra tình trạng mất điện.
Các thiết bị đầu ra của IP Call Center
- Bàn lập trình (máy key): Bàn lập trình được thiết kế theo hình dạng của một máy điện thoại, được sử dụng để cài đặt theo các yêu cầu riêng biệt của từng công ty, bàn lập trình có tính năng nhận thông tin truyền đến từ tổng đài điện thọai và cho phép kết nối các cuộc gọi đến từng máy nhánh, cho hiển thị thông tin của các máy nhánh báo hiệu cho biết máy nhánh nào đang được sử dụng hoặc đang ở chế độ bận.
- Máy điện thọai (máy nhánh): Được lắp đặt trên bàn làm việc, mỗi máy nhánh được lập trình một số cố định, giúp kết nối các cuộc đàm thoại từ trong công ty với bên ngoài hoặc trong nội bộ với nhau.
- Máy fax: Có tính năng chuyển một văn bản từ nơi này đến nơi khác thông qua đường truyền điện thọai.
