Có bao giờ bạn tự hỏi tại sao một số doanh nghiệp luôn vượt mục tiêu doanh thu, trong khi những công ty khác lại luôn loay hoay? Câu trả lời thường nằm ở cách họ thiết lập và quản lý mục tiêu bán hàng.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang áp dụng phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) để thiết lập mục tiêu doanh thu một cách khoa học và hiệu quả. Điều này không chỉ giúp họ đạt được con số mong muốn mà còn tạo ra sự tăng trưởng bền vững trong dài hạn.
PDCA là gì?
PDCA là một phương pháp quản lý được phát triển bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming, thường được sử dụng để đặt mục tiêu, cải tiến quy trình và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Ý nghĩa của từng bước như sau:
-
Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu cụ thể, phân tích tình hình hiện tại và xây dựng kế hoạch hành động.
-
Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch đã đề ra trên quy mô nhỏ hoặc thử nghiệm.
-
Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả, so sánh với mục tiêu ban đầu và rút ra bài học.
-
Act (Hành động): Điều chỉnh kế hoạch dựa trên kết quả kiểm tra và triển khai trên quy mô lớn hơn.
PDCA không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một tư duy giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến. Trong lĩnh vực bán hàng, áp dụng PDCA giúp bạn tối ưu hóa quy trình, tăng tỷ lệ chốt đơn và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Lợi ích của việc áp dụng PDCA trong bán hàng
-
Tăng doanh thu bền vững: PDCA giúp bạn không chỉ đạt mục tiêu ngắn hạn mà còn xây dựng hệ thống cải tiến liên tục.
-
Tối ưu hóa quy trình: Loại bỏ các bước không hiệu quả, từ đó tăng năng suất của đội ngũ bán hàng.
-
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn, dẫn đến tỷ lệ quay lại cao hơn và lòng trung thành cao hơn.
-
Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Thay vì đoán mò, bạn có cơ sở rõ ràng để điều chỉnh chiến lược.
Đặc biệt, PDCA tạo ra văn hóa “học từ thất bại” thay vì “trốn tránh thất bại”. Điều này giúp đội ngũ không ngừng phát triển và cải tiến.
Bước 1: Plan – Lập kế hoạch với mục tiêu SMART
Mọi thành công đều bắt đầu từ một kế hoạch rõ ràng. Trong bước Plan, bạn cần thiết lập mục tiêu tăng doanh thu bán hàng theo mô hình SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
Cách thiết lập mục tiêu SMART:
-
Cụ thể (Specific): Thay vì đặt mục tiêu chung chung như “tăng doanh thu”, hãy xác định rõ: “Tăng doanh thu từ kênh bán hàng trực tuyến lên 15% trong quý tới.”
-
Đo lường được (Measurable): Đảm bảo bạn có công cụ để theo dõi tiến độ, ví dụ: số lượng đơn hàng, giá trị trung bình mỗi đơn, tỷ lệ chuyển đổi.
-
Khả thi (Achievable): Mục tiêu cần thách thức nhưng không quá xa rời thực tế. Nếu doanh thu hiện tại là 500 triệu/tháng, việc tăng lên 1 tỷ trong 1 tháng có thể không khả thi, nhưng 600 triệu thì hợp lý hơn.
-
Phù hợp (Relevant): Mục tiêu phải phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, ví dụ: tập trung vào nhóm khách hàng tiềm năng hoặc sản phẩm chủ lực.
-
Có thời hạn (Time-bound): Đặt deadline cụ thể, như “đạt được mục tiêu trong 3 tháng.”
Ví dụ thực tế:
Một cửa hàng thời trang online muốn tăng doanh thu từ 200 triệu lên 300 triệu/tháng trong 3 tháng. Họ phân tích dữ liệu và nhận thấy tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng chỉ đạt 10%. Mục tiêu SMART được đặt ra là: “Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại lên 20% trong 3 tháng bằng cách triển khai chương trình khách hàng thân thiết và cải thiện dịch vụ hậu mãi.”
Hành động trong bước Plan:
-
Phân tích dữ liệu bán hàng hiện tại: Doanh thu đến từ đâu? Sản phẩm nào bán chạy? Khách hàng tiềm năng là ai?
-
Xác định các điểm yếu trong quy trình bán hàng: Tỷ lệ chốt đơn thấp, thời gian phản hồi khách hàng lâu, hay thiếu chiến lược upsell?
-
Lập kế hoạch chi tiết: Triển khai chiến dịch marketing, đào tạo đội ngũ bán hàng, tối ưu hóa website hoặc quy trình chăm sóc khách hàng.
Bước 2: Do – Thực hiện kế hoạch trên quy mô nhỏ
Sau khi có kế hoạch, bạn cần triển khai thử nghiệm trên quy mô nhỏ để giảm thiểu rủi ro. Điều này giúp bạn kiểm tra tính khả thi của kế hoạch mà không ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Cách thực hiện hiệu quả:
-
Chọn một phân khúc nhỏ: Ví dụ, thử nghiệm chiến dịch email marketing với 1.000 khách hàng tiềm năng thay vì toàn bộ danh sách 10.000 khách.
-
Đào tạo đội ngũ: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ kế hoạch và vai trò của họ. Ví dụ, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng telesales, hãy tổ chức một buổi đào tạo ngắn với kịch bản bán hàng mới.
-
Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các phần mềm CRM, phân tích dữ liệu hoặc tự động hóa marketing có thể giúp bạn theo dõi hiệu quả thực hiện.
Trang bị công cụ hỗ trợ
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu. CRM (Customer Relationship Management) giúp theo dõi từng cơ hội bán hàng, trong khi các tool analytics cung cấp insights về hành vi khách hàng.
Bellsystem24 Vietnam, với kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, đã áp dụng công nghệ AI để phân tích dữ liệu khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng, đạt được mức tăng trưởng doanh thu ấn tượng.
Đào tạo và phát triển đội ngũ
Kỹ năng của nhân viên bán hàng là yếu tố quyết định. Thay vì đào tạo một lần rồi thôi, hãy xây dựng chương trình đào tạo liên tục:
- Kỹ năng bán hàng cơ bản: Communication, negotiation, closing
- Kiến thức sản phẩm: Hiểu sâu về sản phẩm/dịch vụ
- Kỹ năng số: Sử dụng các công cụ digital marketing và sales
Bước 3: Check – Kiểm tra và đánh giá kết quả
Bước Check là thời điểm bạn nhìn lại những gì đã làm và so sánh với mục tiêu ban đầu. Đây là bước quan trọng để xác định điều gì hiệu quả và điều gì cần điều chỉnh.
Cách kiểm tra:
-
So sánh kết quả với mục tiêu: Tỷ lệ khách hàng quay lại có tăng như kỳ vọng không? Doanh thu có cải thiện không?
-
Phân tích dữ liệu chi tiết: Xem xét từng yếu tố, ví dụ: Email nào có tỷ lệ mở cao nhất? Mã giảm giá có ảnh hưởng đến quyết định mua hàng không?
-
Thu thập phản hồi: Hỏi ý kiến từ khách hàng và đội ngũ bán hàng để hiểu rõ hơn về trải nghiệm.
Các KPI quan trọng cần theo dõi:
- Doanh thu thực tế vs mục tiêu
- Số lượng khách hàng mới
- Giá trị đơn hàng trung bình
- Tỷ lệ chuyển đổi từ leads thành khách hàng
- Chi phí để có được một khách hàng (CAC)
Ví dụ thực tế:
Cửa hàng thời trang kiểm tra dữ liệu và nhận thấy chương trình khách hàng thân thiết hoạt động tốt, nhưng chatbot vẫn phản hồi chậm vào giờ cao điểm, khiến một số khách hàng không hài lòng. Họ cũng phát hiện email có chủ đề “Ưu đãi độc quyền cho bạn” có tỷ lệ mở cao hơn 30% so với các email khác.
Hành động trong bước Check:
-
Ghi nhận những điểm mạnh: Chương trình khách hàng thân thiết và email cá nhân hóa là các yếu tố thành công.
-
Xác định điểm yếu: Tốc độ phản hồi của chatbot cần cải thiện.
-
Đưa ra bài học: Cá nhân hóa là chìa khóa để thu hút khách hàng, nhưng dịch vụ hậu mãi cần đồng bộ.
Bước 4: Act – Hành động để cải thiện và mở rộng
Dựa trên kết quả từ bước Check, bạn sẽ điều chỉnh kế hoạch và triển khai trên quy mô lớn hơn. Đây là bước giúp bạn biến cải tiến thành công thành một phần của quy trình bán hàng.
Cải tiến dựa trên dữ liệu
Từ kết quả phân tích, đưa ra các hành động cải tiến cụ thể:
- Nếu tỷ lệ chuyển đổi thấp: Cải tiến script bán hàng, đào tạo thêm kỹ năng xử lý phản đối
- Nếu giá trị đơn hàng nhỏ: Phát triển kỹ năng up-sell và cross-sell
- Nếu chi phí khách hàng cao: Tối ưu hóa kênh marketing, cải thiện targeting
Điều chỉnh mục tiêu phù hợp
PDCA là quy trình linh hoạt. Nếu mục tiêu ban đầu quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, hãy điều chỉnh cho phù hợp. Tuy nhiên, cần có căn cứ rõ ràng cho mọi điều chỉnh.
Chuẩn bị cho chu kỳ PDCA tiếp theo
Mỗi chu kỳ PDCA kết thúc là khởi đầu cho chu kỳ mới. Kinh nghiệm từ chu kỳ trước sẽ là nền tảng để thiết lập mục tiêu tốt hơn cho chu kỳ sau.
Thiết lập mục tiêu PDCA để tăng doanh thu không chỉ là một phương pháp quản lý, mà còn là một triết lý kinh doanh. Nó đòi hỏi sự kiên trì, kỷ luật và tinh thần học hỏi không ngừng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết và bài bản để áp dụng PDCA trong doanh nghiệp mình, khóa học “THIẾT LẬP MỤC TIÊU VÀ LẬP KẾ HOẠCH THEO PDCA“ sẽ trang bị cho bạn những kiến thức sâu sắc và công cụ thực tế từ kinh nghiệm của những chuyên gia hàng đầu.
Đừng để mục tiêu doanh thu chỉ là con số trên giấy. Hãy biến chúng thành hiện thực với PDCA!
