Tuyển dụng là công việc mang nặng những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng nghề và đây cũng là một trong những công việc đòi hỏi sự giám sát, đánh giá về chỉ tiêu hoạt động một cách gắt gao. Trong đó, bên cạnh những đánh giá khách quan và cảm tính về mặt thái độ, chuyên môn, thì việc xây dựng và áp dụng một cơ chế KPI đúng đắng là công tác vô cùng quan trọng trong vận hành và quản lý các nhân sự của phòng ban này.
Việc áp dụng bộ KPI có thể cho nhà quản lý biết được năng lực thực sự của mỗi cá nhân, từ khâu khai thác nguồn, sàn lọc, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sâu, cho đến quá trình chăm sóc ứng viên và xác định chất lượng của người được tuyển trong quá trình người đó làm việc. Từ đó đưa ra những điều chỉnh, đề xuất, phạt/khen thưởng và cách quản lý phù hợp.
KPI là gì?
KPI ( Viết tắt của: Key Performance Indicator): là chỉ số đo lường để đưa ra những đánh giá về hiệu quả công việc của một bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mỗi phòng ban và mỗi doanh nghiệp sẽ có những chỉ tiêu KPI và cách tính khác nhau. Bên cạnh đó, dù KPI cho mỗi bộ phận hay cá nhân là khác nhau, nhưng các chỉ số này đều phải tuân theo nguyên tắc S.M.A.R.T
- S – Specific: Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu.
- M – Measurable: Đo đếm được.
- A – Achievable: Phù hợp với năng lực của nhân sự.
- R – Realistic: Thực tế.
- T – Time bound: Thời hạn đạt được chỉ tiêu.
Các chỉ số KPI trong tuyển dụng.
Mỗi nhân sự trong bộ phận tuyển dụng sẽ có mỗi chỉ số KPI áp dụng khác nhau.Trưởng phòng tuyển dụng, Admin – Giám sát – chuyên viên tuyển dụng sẽ có những KPI riêng. Trong giới hạn của bài viết này, Bellsystem24-Vietnam chỉ đưa ra những chỉ số KPI phổ biến mà các doanh nghiệp lớn thường áp dụng cho nhân sự của mình.
1. KPI cho Chuyên viên tuyển dụng.
- Số lượng kênh/nguồn (Online, Offline, Referral,..) có được trong khoảng thời gian nhất định. (Chỉ số này là bao nhiều còn phụ thuộc vào nhu cầu tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp)
- Số hồ sơ collect được: Tổng số hồ sơ ứng viên thu được trong khoảng thời gian nhất định (Một số doanh nghiệp có thể làm rõ hơn về chỉ số này bằng cách đưa ra chỉ tiêu về sô hồ sơ của từng kênh khai thác)
- Tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn sơ bộ (thường qua điên thoại): Chỉ số để đánh giá khả năng khai thác kênh phù hợp & khả năng đánh giá hồ sơ ứng viên của chuyên viên tuyển dụng.
Công thức tính = (Số lượng ứng viên pass phỏng vấn sơ bộ/tổng số hồ sơ)*100
- Tỷ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn chính thức: Chỉ số đánh giá kỹ năng phỏng vấn sơ bộ của nhân sự.
Công thức tính = (Số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn chính thức/số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn sơ bộ)*100.
- Tỷ lệ nhân sự tham gia làm việc: Chỉ số đánh giá kỹ năng phỏng vấn toàn diện, kỹ năng đàm phán và thuyết phục của chuyên viên tuyển dụng.
Công thức tính = (Số lượng nhân sự tham gia làm việc sau phỏng vấn/số lượng ứng viên phỏng vấn chính thức)*100.
- Thời gian tham gia làm việc của nhân sự sau khi được tuyển dụng: Chỉ số đánh giá toàn diện và mang tính chất theo dõi về chất lượng nhân sự đã tuyển của chuyên viên tuyển dụng.
2. KPI Admin phòng tuyển dụng.
- Thời gian báo cáo đúng tiến độ theo yêu cầu của cấp trên.
- Toàn bộ hồ sơ của ứng viên trong mọi quá trình tuyển dụng đều được sao lưu và bảo mật.
- Toàn bộ thông tin về kênh, nguồn tuyển dụng đều được sao lưu và bảo mật.
3. KPI trưởng phòng tuyển dụng.
- Số lượng nhân sự đảm bảo tối thiểu theo chỉ tiêu.
Công thức tính = Chỉ tiêu nhân sự mới – thực đạt.
- Chất lượng nhân sự đảm bảo theo chỉ tiêu: Xác định bằng thời gian làm việc của nhân sự mới và kết quả đánh giá năng lực.
- Chi phí tuyển dụng/nhân sự: Xác định theo chi phí tối đa có thể sử dụng để tuyển được một nhân sự.
Công thức tính = [Tổng chi phí đã được công ty xét duyệt/(Chi phí marketing + Chi phí thuê kênh nguồn + Tổng lương bộ phận tuyển dụng)] / tổng số nhân sự được tuyển.
Trên đây là những chỉ số KPI quan trọng mà các doanh nghiệp lớn thường áp dụng cho nhân sự bộ phận tuyển dụng của mình. Các chỉ số này là những chỉ số có thể đo đếm được dễ dàng và tuân thủ theo nguyên tắc S.M.A.R.T trong quy chuẩn xây dựng bộ KPI cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào đặc thù của mỗi công ty mà các chỉ số này có thể thay đổi.
Việc xây dựng bộ KPI cho bộ phận tuyển dụng là một công tác hết sức cần thiết để giám sát, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận này. Đồng thời có thể đưa ra những hành động điều chỉnh và thưởng/phạt kịp thời, nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động luôn được tối ưu nhất.
